情報は、分類してから保存しなくていい
「あれ、どこに置いたっけ」が口癖になっている人は多いのではないでしょうか。情報を整理するのが苦手で、探すたびに時間を取られる。この悩みへの、逆転の発想がありました。
分類せず、そのまま放り込む
発想はシンプルです。情報を分類せずに、そのまま1ヶ所に放り込む。整理する作業自体をAIに任せてしまい、欲しいときに聞けば取ってきてくれる、という運用です。自分で探しに行くのではなく、取ってきてもらう。1人で頑張って整理するより、この方が結果的に早かった、という報告でした。
なぜ、この発想が効くのか
情報を整理するのが苦手な人ほど、実は「保存する前に、正しく分類しなければいけない」というプレッシャーが、記録すること自体のハードルになっています。きれいに整理しようとするあまり、後回しにしてしまい、結局メモを取ること自体をやめてしまう。これでは、情報を残す習慣そのものが育ちません。
分類の手間を最初から放棄してしまえば、記録するハードルはぐっと下がります。とりあえず放り込んでおくだけでいいなら、思いついたその場で残せるようになります。整理は後からAIに任せればいい、と割り切ることで、情報を残す量そのものが増えていく、という好循環が生まれます。
新しいアシスタントに例えると分かりやすい
これは、新しく入った優秀なアシスタントに、資料をそのまま渡して「あとで必要なとき、これ出しておいて」と頼むのに近い感覚です。渡す側は、あらかじめきれいにファイリングしておく必要がありません。受け取った側が、必要になったタイミングで、該当する資料を探し出してくれる。整理の負担を、渡す側から受け取る側に移してしまう、という発想です。
ただし、最低限の手がかりは残しておく
一方で、注意しておきたい点もあります。情報の量が増えるほど、AI側が正確に探し出せるかどうかは、渡す情報の質にも左右されます。まったく脈絡のない情報の羅列よりは、最低限「いつ・何についての情報か」くらいは、書き添えておいた方が、後から取り出す精度は上がります。分類は不要でも、最低限の手がかりだけは残しておく、というくらいのバランスが現実的です。
経営者にとっての意味
情報の整理が得意な人材を、わざわざ整理専門に配置するより、記録することのハードルを下げて、整理そのものをAIに任せる方が、結果的に多くの情報が残るようになります。整理が苦手なことを引け目に感じている経営者ほど、この発想は相性が良いはずです。整理された状態を目指すのではなく、まず残すことを優先する。この順番の転換が、情報活用の第一歩になります。
まとめ
情報は、分類してから保存しなくていい。とりあえず放り込んでおくだけにして、整理と取り出しはAIに任せる。この発想の転換によって、情報を残すハードルが下がり、結果的に多くのことが記録として残るようになります。ただし、最低限の手がかりだけは添えておくと、取り出す精度がさらに上がります。
今回話してきた、情報を整理するのが苦手で、必要なときに見つけられずに困っていませんか？もしそうなら、分類することをやめて、まず放り込むところから始めてみてください。AI導入・業務自動化支援では、その仕組みづくりから一緒にやります。まずは60分の無料個別相談へ。
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