社内ツールを作るのをやめたら、かえって楽になった
社内の業務効率化というと、専用のツールやアプリを作ることを思い浮かべる人は多いと思います。ところが、AIが優秀になったことで、その常識が変わり始めています。
「ツールを作るのをやめた」という選択
ツールを作るのをやめた、という話を見かけました。理由はシンプルで、ツールの数が増えるほど、メンテナンスやアップデートの管理にかかる手間が増えて、かえって面倒になるからだそうです。
代わりにやっているのは、業務をわざわざツール化せず、そのままAIに直接任せることです。たとえばタスク管理も、専用のツールを用意せず、AIに丸ごと伝える。それだけで、内容をメモしておいてくれるし、必要なときには一覧にして見せてくれるし、リマインドまでしてくれる。画面のデザインや使い勝手を考える必要がない分、時短にもなるといいます。
なぜ、ツールを作らない方が楽なのか
ツールを一つ作ると、そこから先はずっと、動かし続ける責任が発生します。仕様が変わればアップデートが必要になり、不具合が出れば直さなければならない。ツールの数が増えるほど、この「動かし続ける対象」が増えていきます。
しかも、作ったツールの多くは、作った直後が一番使われて、そこから少しずつ使われなくなっていく、というのはよくある話です。使われなくなった後も、メンテナンスの必要性だけは残ります。結果として、業務を楽にするために作ったはずのツールが、後になって管理の負担そのものになってしまうわけです。
見極めるべきは、「繰り返す型」があるかどうか
とはいえ、すべてのツールが不要というわけではありません。見極めの軸はシンプルです。
毎回まったく同じ形で繰り返す作業で、関わる人数が多いものは、専用のツールにしておく価値があります。逆に、その都度内容が変わり、判断を伴うような作業は、無理にツール化せず、AIに直接任せた方が身軽です。ツールというかたちに固めてしまうと、変化に合わせて直す手間の方が、かえって重くなることがあります。
経営者が今日からできること
まず、社内にすでにあるツールを棚卸ししてみてください。作った直後は使われていたけれど、今はほとんど触られていないものがないか。もしあれば、それは無理にツール化しなくてもよかった業務だった可能性があります。
これから新しく何かを始めるときも、いきなりツールを作ろうとせず、まずはAIに直接任せてみる。それで十分回るなら、ツールは要らなかったということです。
まとめ
ツールを作れば楽になる、とは限りません。ツールが増えるほど、動かし続ける責任も増えていきます。繰り返す型が決まっている作業だけをツール化し、それ以外はAIに直接任せる。この線引きができている会社ほど、身軽に運用できています。
今回話してきた、作ったツールのメンテナンスに追われて、かえって手間が増えていることで困っていませんか？もしそうなら、一度ツールを手放して、AIに直接任せてみることをおすすめします。AI導入・業務自動化支援では、その見極めから一緒にやります。まずは60分の無料個別相談へ。
あわせて読みたい
