マニュアルは、書かなくていい。打ち合わせをそのまま渡すだけ
マニュアル作りは、多くの会社にとって後回しになりがちな作業です。大事だと分かっていても、作る時間がなかなか取れない。この悩みを解決する事例がありました。
打ち合わせをそのまま渡すだけで、マニュアルになる
やったことはシンプルです。スタッフとの打ち合わせを、オンライン会議ツールで文字起こしと画面録画をしておく。そのデータをそのままAIに渡して、「マニュアル作成して」と指示しただけ。それだけで、動画のスクリーンショットも入ったエクセルのマニュアルが完成したそうです。普通に打ち合わせをするだけで、マニュアルができる時代になった、ということです。
なぜ、これが画期的なのか
これまでマニュアル作りは、担当者が作業の合間を縫って、頭の中にある手順を言語化し、画面のスクリーンショットを撮って、それを文章にまとめる、という別工程の作業でした。この「まとめる」という一手間が重く、多くの会社で後回しにされてきたはずです。実際に手を動かしている人ほど忙しく、マニュアルを書く時間を確保するのが一番難しい、という矛盾もありました。
発想の転換は、「特別な作業をなくす」こと
普段通りに打ち合わせをするだけで、マニュアルの元になる素材が自動的にできている状態を作れば、マニュアル作りという特別な作業そのものがなくなります。教える側は、いつも通り説明するだけでいい。画面を録画しながら操作を見せて、口頭で説明を加える。それだけで、あとから見返せる形の資料が、勝手にできあがっています。
経営者にとっての意味
新しいスタッフが入るたびに、同じことを一から口頭で説明している会社は多いはずです。一度この仕組みを作っておけば、教える手間そのものが、資産として積み上がっていきます。この人にしか分からない、この人にしか教えられない、という状態が続いている業務ほど、この仕組みの効果は大きくなります。
実践のポイント
特別な準備はほとんど要りません。いつも使っているオンライン会議ツールの文字起こし機能と、画面録画機能を有効にしておくだけです。あとは録画データを渡して、マニュアルにしてほしいと伝えるだけで済みます。難しい設定を覚える必要はなく、いつもの打ち合わせのやり方を、少し変えるだけで始められます。
まとめ
マニュアルは、わざわざ書かなくてもよくなってきています。打ち合わせを文字起こしと画面録画で残しておき、そのままAIに渡すだけで、資料として使えるマニュアルが出来上がる。教える手間を、特別な作業ではなく、日々の打ち合わせの延長として積み上げていける。これは、属人化しがちな会社ほど、恩恵の大きい変化です。
今回話してきた、新しいスタッフが入るたびに、同じ説明を一から繰り返していることで困っていませんか？もしそうなら、次の打ち合わせから、文字起こしと画面録画を残すところから始めてみてください。AI導入・業務自動化支援では、その仕組みづくりから一緒にやります。まずは60分の無料個別相談へ。
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