Excelを見て1件ずつ打ち込む作業は、AIではなく自動入力ツールの仕事
Excelの一覧を見ながら、社内システムに1件ずつ打ち込む作業は、Power Automateの仕事だ。そんな発信を見かけました。Power Automateは、Microsoftが提供している、パソコン上の決まった操作を自動で繰り返してくれるツールです。自分で入力するのは最初の1件だけで、残りはパソコンが順番に自動で入力してくれる、という内容でした。
僕がこの話を良いと思ったのは、何でもAIに任せようという流れの中で、道具の使い分けをはっきり示しているからです。AIは文章を書く、情報を整理する、判断の材料を出す、といった曖昧な作業が得意です。一方で、同じ操作を何十件、何百件と繰り返す作業は、また別の性格の仕事になります。
同じ操作の繰り返しは、決まった手順で動く道具が向いている
AIは予測で動くので、同じ頼み方をしても、毎回少しずつ違う動きをすることがあります。文章なら、その違いが味になることもあります。でも、件数の多い入力作業では、毎回同じ動きをしてくれることの方が大切です。1件だけ違う入力をされると、後から探して直すのに手間がかかるからです。
決まった手順を忠実に繰り返す道具なら、この心配は小さくなります。しかも、そうした道具の設定づくりを、AIに手伝ってもらうこともできます。以前書いた、自動化ツールの設定作業をAIに任せたら50時間かかる内容が3時間で終わったという話は、まさにその組み合わせです。実行は決まった道具、段取りづくりはAI、という分担です。
経営者にとっての意味
社内に、一覧を見ながら別の画面へ1件ずつ手で打ち込んでいる作業はないでしょうか。取引先の登録や、受注内容の入力のような作業です。まずは、その作業に判断が要るかどうかで分けてみてください。判断が要らず、同じ操作の繰り返しなら、自動入力ツールの出番です。判断や文章づくりが絡むなら、AIの出番です。道具を選ぶ前に、作業の性格を見極めることが大事です。
まとめ
同じ操作を繰り返す入力作業は、AIよりも、決まった手順で動く自動入力ツールの方が向いています。AIは判断や文章、自動入力ツールは繰り返しと、作業の性格で道具を選んでください。なんでもAIに任せるより、その方が確実で、無駄も出ません。
一覧を見ながら別の画面へ1件ずつ手で打ち込む作業に、毎回時間を取られていることで困っていませんか？もしそうなら、まずはその作業を一つ選んで、判断が要るかどうかで分けてみるところから始めてみてください。AI導入・業務自動化支援では、その仕分けから一緒にやります。まずは60分の無料個別相談へ。
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